Problematyka zarządzania dokumentacją nieaktową na przykładzie Muzeum Harcerstwa w Warszawie

Kilka słów o samym muzeum…

Początki powstania sięgają roku 1916. Jednakże dopiero 6 czerwca 2001 roku decyzją Naczelnika ZHP hm. Wiesława Maślanki zostało utworzone Muzeum Harcerstwa. Nadzór merytoryczny nad Muzeum sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Podstawowym dokumentem regulującym jego status prawny jest statut, w którym zawarte są informacje dotyczące m.in. celu i zadań działania. Obecnym dyrektorem jest hm. Katarzyna Traczyk. Siedziba Muzeum Harcerstwa znajduje się w Warszawie przy ul. M. Konopnickiej 6.

Do podstawowych celów muzeum zaliczyć można:

• trwałą ochronę dóbr kultury związanych z historią harcerstwa polskiego i skautingu,
• informowanie o wartościach i treściach gromadzonych zbiorów,
• upowszechnianie podstawowych wartości harcerstwa i harcerskiej myśli pedagogicznej,
• kształtowanie wartości poznawczych oraz umożliwienie kontaktu ze zbiorami.

Natomiast do zadań muzeum należy:

• gromadzenie dóbr kultury z zakresu swojej działalności,
• inwentaryzacja, katalogowanie i naukowe opracowywanie zgromadzonych muzealiów i materiałów dokumentacyjnych,
• zabezpieczanie i konserwacja muzealiów,
• przechowywanie zgromadzonych muzealiów w warunkach zapewniających im bezpieczeństwo i łatwy dostęp dla celów naukowych,
• organizowanie i prowadzenie badań naukowych,
• organizowanie wystaw stałych, czasowych i objazdowych,
• gromadzenie i katalogowanie literatury fachowej związanej z charakterem działalności,
• prowadzenie działalności oświatowej i wychowawczej przy współdziałaniu z właściwymi organami, instytucjami i jednostkami organizacyjnymi w celu rozpoznawania, rozbudzania i zaspokajani potrzeb oraz zainteresowań kulturalnych i wychowawczych z zakresu harcerstwa i skautingu,
• prowadzenie działalności wydawniczej,
• prowadzenie poradnictwa i współdziałanie z jednostkami harcerskimi gromadzącymi regionalne i lokalne muzealia i archiwalia w zakresie ich katalogowania, przechowywania i naukowego opracowania,
• współdziałanie w upowszechnianiu prowadzonej działalności z instytucjami i stowarzyszeniami o podobnych celach.

Struktura Muzeum

• Dyrekcja Muzeum
• Dział Administracyjny
• Dział Historyczny
• Dział Głównego Inwentaryzatora
• Dział Naukowo-Badawczy
• Biblioteka
• Dział Reklamy
• Zespół Akcesji
• Zespół Zbiorów Głównych
• Zespół Zbiorów Archiwaliów
• Zespół Ikonografii
• Zespół Archiwum Dokumentacji Mechanicznej

Dokumentacja nieaktowa w zbiorach Muzeum Harcerstwa?

W toku działalności każdej instytucji czy to państwowej czy z sektora prywatnego wytwarzana jest dokumentacja. Zgodnie z kryteriami podziału dokumentacji możemy wyróżnić dokumentację aktową, czyli np. akta normatywne, finansowe, osobowe itd. oraz dokumentację nieaktową, na którą składa się m.in. fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe, afisze, plakaty itd. W związku ze specyfiką prowadzonej działalności przez Związek Harcerstwa Polskiego na przestrzeni ponad 100 lat domyślać się można, że materiały archiwalne i inne zbiory znajdujące się w zasobie Muzeum Harcerstwa można zaliczyć zarówno do dokumentacji aktowej jak i nieaktowej. Wiele z nich można uznać za specyficzne, niepowtarzalne, mogące stanowić ciekawostkę dla badacza naukowego, użytkownika zarówno związanego z organizacją jak i spoza niej. Zgodnie z informacjami uzyskanymi z Muzeum Harcerstwa zbiory dzielą się na:

ZBIORY GŁÓWNE 

• zbiór tłoków pieczętnych
• zbiór odznaczeń z dyplomami nadania
• zbiór krzyży z legitymacjami
• zbiór plakiet i nagród z dyplomami nadania
• zbiór sztandarów i proporców jednostek organizacyjnych
• zbiór proporców okolicznościowych
• zbiór odznak pamiątkowych
• zbiór zabawek
• zbiór odznak organizacyjnych (krzyże, znaczki zucha, lilijki)
• zbiór plakietek (plakietki ZHP, plakietki innych organizacji)
• zbiór mundurów i elementów umundurowania
• zbiór oznak (sprawności, sznury, znaki służb)
• zbiór sprzętu harcerskiego
• zbiór medalierski
• zbiór broni białej
• zbiór obrazów
• zbiór rzeźb
• zbiór ceramiki
• zbiór różnych eksponatów

ZBIORY ARCHIWALIÓW

• zespół akt władz centralnych ZHP od 1956 do 1990 r. po 1990 r.
• zespół akt władz terytorialnych ZHP od 1957
• zespół akt władz OH i OHPL od 1949/50 do 1956
• zbiór akt ZHP od 1911 do 1939 r.
• zbiór akt ZHP od 1939 do 1945 r.
• zbiór akt ZHP od 1945 do 1949 r.
• zbiór kronik (kroniki, albumy, meldunki, księgi pamiątkowe, dyplomy okolicznościowe, książki pracy)
• zbiór wspomnień i historii lokalnych (niepublikowane wspomnienia i opracowania o jednostkach harcerskich i wydarzeniach)
• zbiór biografistyki (życiorysy, dokumenty odręczne, fotografie, dokumenty życia, korespondencja, bibliografia osobowa, dokumentacja „życia po życiu” - sesje, wystawy, etc.)
• zbiór spuścizn

 IKONOGRAFIA

• zbiór fotografii (negatywy, dagerotypy, fotografie opisane, fotografie nieopisane, diapozytywy (slajdy)
• zbiór poczt harcerskich (karty pocztowe, znaczki, bloczki, koperty całostki - połączenie poczty harcerskiej z Pocztą Polską, stemple - odbitki, datowniki - odbitki)
• zbiór kart pocztowych (karty pocztowe wydawane przez Pocztę Polską, harcerskie karty okolicznościowe - drukowane i ręcznie wykonywane, karty pocztowe wydawane przez inne wydawnictwa - inne niż poczta harcerska i Poczta Polska, znaczki pocztowe, stemple)
• zbiór zaproszeń
• zbiór plakatów
• zbiór legitymacji i druków pustych
• zbiór rysunków, grafik i "exlibrisów"
• zbiór kalendarzy (kalendarze inne niż książkowe)
• zbiór map
• zbiór folderów

ARCHIWUM DOKUMENTACJI MECHANICZNEJ

• zbiór Rozgłośni Harcerskiej (taśmy radiowe RH, taśmy magnetofonowe RH, płyty cd z przegranymi audycjami RH, dokumentacja archiwalna RH)
• zbiór płyt cd
• płyty z fotografiami, rysunkami i innymi plikami graficznymi (np. jpg, bmp, tif)
• płyty z nagraniami audio (np. mp3)
• płyty z nagraniami filmowymi (np. divix, avi)
• płyty z prezentacjami (np. pdf, pps)
• płyty z dokumentami tekstowymi (np. doc, txt)
• zbiór nagrań magnetofonowych (taśmy magnetofonowe)
• zbiór nagrań na płytach analogowych (płyty analogowe)
• zbiór filmów video (kasety vhs)
• zbiór fimów na dvd (płyty dvd)
• zbiór filmów na taśmach 8 i 16 mm (taśmy filmowe 8 i 16 mm)

Zasób Muzeum

Zasób archiwum Muzeum Harcerstwa liczy około 19500 jednostek archiwalnych. Składa się zarówno z typowych zespołów akt powstałych w wyniku statutowej działalności władz Związku Harcerstwa Polskiego, jak i sztucznie utworzonych zbiorów, będących wynikiem działalności kolejnych komisji i zespołów historycznych działających przy GK ZHP, a następnie Muzeum Harcerstwa.

Jedną z ciekawszych instytucji, która działała w ZHP była Rozgłośnia Harcerska - najstarsza polska niepubliczna stacja radiowa. Powstała 17 marca 1957 (pierwszy program wyemitowała 24 kwietnia 1957) w ramach Związku Harcerstwa Polskiego. Do 1960 funkcjonowała pod nazwą Radiostacja Harcerska. Była jedyną stacją radiową w bloku państw socjalistycznych działającą poza strukturami radiowo-telewizyjnymi państwa.

Rozgłośnia Harcerska nadawała muzykę przeróżnych gatunków, której próżno było szukać w innych stacjach radiowych. Od początku jej istnienia debiutowało na jej falach wielu powszechnie znanych teraz muzyków i grup muzycznych, m.in. Alibabki, Kobranocka, Kult, Czesław Niemen, Maryla Rodowicz, T.Love oraz wielu innych.

Rozgłośnia Harcerska była również miejscem debiutu takich osobowości medialnych jak m.in. Roman Czejarek, Jacek Fedorowicz, Marek Gaszyński, Adam Halber, Piotr Kaczkowski, Włodzimierz Kleszcz, Janusz "Kosa" Kosiński, Wojciech Mann, Jurek Owsiak, Witold Pograniczny, Tadeusz Sznuk oraz wielu innych. Niepodważalną rolę w historii polskiego rocka odegrała nadawana jej falach Lista przebojów Rozgłośni Harcerskiej autorstwa Jacka Bromskiego, (pierwsze wydanie w 1965).

Z ciekawostek warto dodać, że w 2011 roku zdigitalizowano i udostępniono archiwalne audycje Rozgłośni Harcerskiej. Projekt zrealizowano dzięki dofinansowaniu Narodowego Instytutu Audiowizualnego w ramach Programu „Dziedzictwo cyfrowe”, obejmuje on prawie 100 godzin nagrań audycji z lat 1968–1992, głównie reportaży i wywiadów.

Archiwa w ZHP, czyli jak wygląda ich struktura wewnętrzna

Centralnym miejscem przechowywania materiałów archiwalnych i innych pamiątek związanych z funkcjonowaniem ZHP jest Muzeum Harcerstwa, które gromadzi materiały własne, jednostek ZHP, przekazane mu spuścizny od osób prywatnych oraz od innych organizacji (podmiotów).

Zgodnie z instrukcją kancelaryjno-archiwalną wyróżnić możemy również archiwum Głównej Kwatery Związku Harcerstwa Polskiego, które gromadzi akta wytworzone w GK ZHP i jej komórkach organizacyjnych oraz w organach kolegialnych szczebla centralnego (Rada Naczelna ZHP, Główna Kwatera ZHP, Centralna Komisja Rewizyjna ZHP, Naczelny Sąd Harcerski ZHP),

archiwa jednostek organizacyjnych bezpośrednio podległych Głównej Kwaterze ZHP (zakłady, ośrodki centralne), które gromadzą akta wytworzone w tych jednostkach,

archiwa chorągwiane, które gromadzą akta wytworzone w komendach chorągwi ZHP oraz w działających na terenie chorągwi jednostkach organizacyjnych (hufcach) i organach kolegialnych tych jednostek (komendach, komisjach rewizyjnych i sądach harcerskich).

Skąd Muzeum Harcerstwa pozyskuje zbiory?

• reorganizacja, głównie terytorialna, którym ulegają jednostki organizacyjne ZHP (związany z tym brak odpowiednich magazynów)
• darowizny, zazwyczaj osób prywatnych, wieloletnich instruktorów harcerskich.
• przekazania od osób prywatnych akt jednostek harcerskich, których nie oddano zgodnie z zasadami obowiązującymi w ZHP do hufców czy chorągwi. Sytuacja taka dotyczy m.in. akt Hufca Ostrowiec Świętokrzyski z lat 1935-1939 czy akt warszawskiej „Dziesiątki” z lat 1945-1949.
• dary z zagranicy, są to dokumenty osób, które po II wojnie światowej opuściły Polskę lub do niej nie wróciły po zakończeniu działań wojennych. Napływające z zagranicy dokumenty są najczęściej poświadczeniem działalności harcerskiej w okresie dwudziestolecia międzywojennego, jednak nie tylko. Znajdują się w nich również informacje i materiały dokumentujące działalność harcerstwa w okresie II wojny światowej oraz po wojnie, najczęściej Związku Harcerstwa Polskiego poza granicami Kraju.
• Z informacji uzyskanych z Muzeum Harcerstwa w ciągu roku zgłasza się ok. 80-100 ofiarodawców w celu przekazania dokumentacji do muzeum. Zgodnie z procedurą, po zawarciu umowy z ofiarodawcą w Zespole Akcesji, zostają przekazane prawa własności na Muzeum Harcerstwa.

Działalność edukacyjna…

Pomimo wielu czynności związanych z gromadzeniem, opracowywaniem i przechowywaniem materiałów archiwalnych i zbiorów znajdującym się w muzeum, Muzeum Harcerstwa w ramach swojego funkcjonowania było i nadal jest organizatorem wielu wystaw, warsztatów czy lekcji archiwalno-muzealnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych, których celem jest szeroko rozumiana popularyzacja edukacyjna tematyki harcerskiej. Na przykładzie w latach 2001-2013 muzeum zorganizowało następujące wystawy:

• Warszawie przed 100-leciem harcerstwa (Warszawa, 2002)
• Niepodległość harcerstwem znaczona (Warszawa, 2002)
• Aleksander Kamiński - życie służbą, służba życiem (Warszawa, 2003)
• Wincenty Frelichowski patron harcerek i harcerzy (Warszawa, 2003)
• Nad nami orzeł biały - historia współpracy wojska i harcerstwa (Wrocław, 2003)
• Historia Poczt Harcerskich w 90-tą rocznice ich powstania (Warszawa, 2004)
• Czy oni mieli inną młodość - wojenna służba harcerstwa (Warszawa, 2004)
• Wojenna służba harcerstwa (2004)
• Europejska wspólnota skautowa w 70-tą rocznice jubileuszowego Zlotu Harcerstwa w Spale (Warszawa, Tomaszów Mazowiecki, 2005)
• Harcerstwo Lwowskie 1911–1939 (Warszawa, 2005)
• Całym życiem pełnić służbę - dokonania harcerstwa w okresie walk z okupantem (Warszawa, 2005)
• Historia poczt harcerskich i skautowych (Warszawa, Rottenburg, Wieluń, Kraków, 2006)
• Wychowanie morskie i żeglarskie harcerską szkołą patriotyzmu (Gdynia, Warszawa, Kielce, 2006-2007)
• Grunwald w tradycji Związku Harcerstwa Polskiego (Warszawa, Grunwald, 2007, we współpracy ze "Wspólnotą Drużyn Grunwaldzkich")
• Początki - ruch skautowy na ziemiach polskich 1910-1921 (Kielce, 2007)
• Harcerskie Dekady (Łódź, Warszawa, Kielce, 2007)
• Harcerska służba pamięci - opieka harcerek i harcerzy nad cmentarzami legionowymi na Wołyniu (Warszawa, 2007)
• Dzieje munduru harcerskiego (Kielce, 2008)
• Olga i Andrzej Małkowscy twórcy harcerstwa (Warszawa, 2008)
• Dziś, Jutro, Pojutrze - harcerki i harcerze w służbie Polskiego Państwa Podziemnego (Warszawa, 2009)
• Harcerskie dekady. Wystawa 100-lecia harcerstwa (Kraków, 2010)
• Harcerskie dekady. tradycja Polskich Sił Zbrojnych w 100 leciu harcerstwa (Kraków, Warszawa, 2010)
• Harcmistrz Władysław Skoraczewski - wystawa biograficzna w 30-tą rocznice śmierci (Warszawa, 2010)
• Harcerze w Legionach (Warszawa 2013)

Ciekawostki związane z Muzeum Harcerstwa

W zbiorach muzeum znajduje się:

• ok. 70 000 fotografii (najstarsza z 1916 roku – negatywy szklane – 16 szt.),
• kilkadziesiąt tysięcy harcerskich kart pocztowych,
• 16,5 tys. taśm z Rozgłośni Harcerskiej – pierwsze nagranie z 1961 roku, natomiast najstarsze nagranie z 1935 roku z Ogólnopolskiego Zlotu Harcerzy w Spale,
• Brudnopis listu A. Małkowskiego do R. Dmowskiego z 1916 roku o powołaniu Legionów Polskich w Kanadzie – drugi list znajduje się w Ossolineum,
• Ok. 20 000 książek o tematyce harcerskiej oraz prasa.

Problemy w funkcjonowaniu Muzeum Harcerstwa

W polskiej rzeczywistości każda instytucja publiczna czy niepubliczna w ramach swojego funkcjonowania napotyka na swojej drodze bariery, które nie zawsze zależne są od samej instytucji. Do podstawowych problemów opisywanego muzeum jest brak odpowiedniej przestrzeni wystawienniczej, niewystarczająca ilość personelu (w dużej mierze opiera się na wolontariuszach), a także zbyt małe dofinansowywanie ze środków publicznych.

------------------------------

Opracowanie: hm. Rafał Openkowski (na podstawie strony internetowej www.muzeumharcerstwa.pl, rozmowy z dyrektor Muzeum hm. K. Traczyk oraz dokumentów wewnętrznych ZHP)