Zmieniające się warunki sanitarno-epidemiologiczne w ostatnim półroczu postawiły naszą Organizację przed niemałym sprawdzianem w dziedzinie zarządzania. Śródroczne plany pracy gromad i drużyn sporządzone w czasach względnego spokoju, otwarcia i bezpieczeństwa, odłożyliśmy na półkę z napisem: Do realizacji w bliżej nieokreślonej przyszłości. Zaczęliśmy zadawać sobie pytanie: czy warto planować w niepewnych czasach?

RPM Ręka metody stanął przed tym samym dylematem co każdy z Was, drodzy drużynowi. Kwestia planowania i działania w warunkach wielkiej niewiadomej była przedmiotem niejednej trudnej dyskusji, sporu, ważenia priorytetów, a nawet próby przezwyciężania lęków. Po 6-ciu miesiącach pracy Ruchu w zmienionych realiach, bogatsi o nowe doświadczenia i wiedzę, stoimy w przededniu Kąpieli metodycznej, Zdecydowaliśmy się zorganizować ją w rzeczywistości, nie wirtualnie. Spotkamy się naprawdę, będziemy się widzieć, rozmawiać i pracować wspólnie, pamiętając o zachowaniu wszelkich niezbędnych środków ostrożności i nie tracąc przy tym harcerskiego ducha wydarzenia. Choć impreza ta jeszcze przed nami, już dziś wiemy, że warto ją dla Was organizować, a planowanie podczas pandemii, wcale nie musi brzmieć irracjonalnie. Mamy nadzieję, że każdy uczestnik Kąpieli dojdzie do podobnych wniosków, zaś swoimi przemyśleniami dotyczącymi planowania w czasach epidemii dzielimy się częściowo już dziś.

Od myślenia problemowego do tworzenia rozwiązań

II półrocze zaplanowaliśmy świetnie – kursy, formy dla absolwentów, wędrówka członków Ruchu. Kiedy nastał koronawirus, wszystkie plany mogliśmy jedynie wsadzić sobie w kieszeń. Byliśmy rozżaleni, a niekiedy wściekli, bo tyle pracy włożyliśmy w proces wspólnego ustalania, a nawet pierwszych realnych przygotowań.

Znacie ten stan, prawda? To teraz zróbcie dwa głębsze oddechy i odpowiedzcie sobie na pytanie: czy szalejąca pandemia jest w zakresie mojej/jej/jego odpowiedzialności i czy mam na nią wpływ? Nie?!? To koniec tematu, nie ma na co się denerwować. Lepiej spożytkować energię na coś, na co wpływ macie!

Warto więc na tym etapie zmienić postrzeganie problemów w osiąganiu zamierzonych celów z płaszczyzny krytyki na płaszczyznę rozwiązań. Zamiast zadawać sobie pytania: dlaczego się tak stało? na czym polega problem? pomyśl bardziej proaktywnie – skoro się tak stało to jak chcę żeby było? co w związku z tym mogę zrobić? Nie osadzaj się za długo w negatywach. Nie trać czasu na dociekanie przyczyn i szukanie winnych, których i tak nie znajdziesz. Poszukaj w zamian różnych wariantów rozwiązań.

Jak ujarzmić tabun myśli?

Jeśli masz mętlik w głowie, bo udało Ci się stworzyć całkiem sporo rozwiązań, czyli alternatywnych pomysłów na pracę gromady czy drużyny w najbliższym roku i nie bardzo wiesz jak przelać na papier cele, zamierzenia i formy pracy, spróbuj podzielić sobie ten proces tworzenia planu pracy na etapy. A przede wszystkim zacznij od priorytetów.

Zadaj sobie pytanie: PO CO? Jeśli momentalnie nie znajdujesz na nie odpowiedzi, zacznij jeszcze prościej, tak od serca: ale o co mi tak naprawdę chodzi? Wbrew pozorom cele jakie definiujemy sobie przy tworzeniu planów pracy są w swoich założeniach bardzo proste, wręcz fundamentalne, w większości narzucone przez dokumenty związkowe, w tym Statut. Cel wychowawczy prowadzonych przez nas działań jest narzucony odgórnie i wszyscy drużynowi zobowiązują się go wypełniać w momencie składania zobowiązania instruktorskiego. Wszystko co robimy ma służyć przede wszystkim wychowaniu, a do tego dochodzą cele pomniejsze. Tak więc najpierw wychodzimy od tego na ile to spełnia cele wychowawcze, czy nasz pomysł jest osadzony na fundamentach HSW, a dopiero później myślimy o tym, czy będzie dobra zabawa i przyjemność.

Cele w swoim zapisie nie muszą brzmieć skomplikowanie, żeby przekazać sedno sprawy. Pytanie czy Ty jako drużynowy jesteś świadomy celów jakie realizujesz, Ty - wychowawca i prowadzona przez Ciebie jednostka.

Po co zadawać pytanie PO CO? Bo to bardzo szybko pomaga nam ustawić sobie porządek myślenia, pewną hierarchię tego co ważne i mniej. Szybko doprowadza do porządku chaos myślowy.

Meandry tworzenia planu

Opanowaliśmy podstawy, to teraz jak mógłby wyglądać proces planowania, żeby zachować logikę, spójność, aby uniknąć błędów i nauczyć się prognozować w czasach niewiadomej.

1. Zrób dobry wywiad środowiskowy i wyciągnij wnioski z ubiegłego roku.

Po to właśnie piszemy plany pracy, żeby nie tylko nadać kierunek działania gromadzie/drużynie na kolejny rok, ale również po to, by mieć jakiś punkt odniesienia. By sprawdzić co się udało, a co nie wyszło, co było zbędne, a co być może w trakcie roku musieliście zmodyfikować, bo zmieniły się potrzeby, możliwości czy priorytety Waszej jednostki. Zróbcie rachunek sumienia z dotychczasowego podziału obowiązków i zadajcie sobie pytanie czy dalej i czy właśnie w takim wymiarze możecie/chcecie je dalej realizować. Kluczowe jest zdefiniowanie i rozróżnienie potrzeb grupy (drużyny/gromady) i potrzeb indywidualnych (członków rady i ich zadań powiązanych z rolami jakie pełnią), bo one nie zawsze muszą iść w parze, zaś przemilczane (zwłaszcza te indywidualne) często skutkują nieporozumieniami, które ujawniają się wraz z upływem czasu. Może ktoś w tym roku potrzebuje więcej oddechu, bo szykuje się do ważnych egzaminów, może ktoś inny w radzie drużyny poczuł wiatr w żagle i potrzebuje więcej wyzwań, a ktoś inny ma pomysł na ciekawy projekt realizowany w ramach swojej próby na stopień. Jednym słowem – rozmawiaj, szczerze i wyczerpująco, a także słuchaj – uwag swojej kadry, ale i członków drużyny jeśli są to gimnazjaliści (o tworzeniu planu pracy przez całą społeczność wędrowników nie wspomnę).

2. Określ co jest celem, zamierzeniem i formą (kierunkiem realizacji).

Pamiętaj, że w każdej organizowanej przez Ciebie grze terenowej czy miejskiej, wcale nie chodzi o samą grę. Każda gra czemuś służy. Wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie PO CO? Żeby zdefiniować zamierzenia postaraj się odpowiedzieć na pytanie: jakie to przyniesie korzyści (materialne, niematerialne) dla mnie i mojego środowiska. To właśnie będzie niczym innym jak efektem, zakładanym rezultatem, zamierzeniem. Wszystkie narzędzia, które ku temu wykorzystasz np. formy pracy, będą środkiem do realizacji celu, które pozwolą na osiągnięcie wymarzonego efektu. Wszystkie formy będą więc kierunkiem służącym realizacji danego celu.

3. Wspomnij na żelazne trio. Najważniejsze przy planowaniu zwłaszcza w czasie pandemii jest przyjęcie założeń, które są w zakresie Twojej/Waszej odpowiedzialności oraz, żeby to służyło Tobie/Wam i nie szkodziło innym.

4. Zgromadź zasoby, choćby mentalnie. Nigdy bowiem nie zaczynasz od zera. Już na samym starcie zawsze masz rezerwuar umiejętności, wiedzy, kontaktów, cały wachlarz możliwości własnych lub swojego zespołu, sojuszników gromady czy drużyny. Wystarczy się rozejrzeć i po te narzędzia sięgnąć, od razu jest nam łatwiej na początku.

5. Zaserwuj sobie w całym procesie regularne: sprawdzam i rozmawiam. Warto co jakiś czas zweryfikować czy ludzie, z którymi w harcerstwie pracujesz, rozumieją realizowany cel tak samo jak Ty, czy nic się nie zmieniło. Zweryfikuj czy cel postawiony we wrześniu będzie dla Twojej kadry i podopiecznych nadal atrakcyjny w czerwcu kolejnego roku, czy grupa będzie się z nim utożsamiać.

Planowanie kontra pandemia

Gdy przy planowaniu działań toczysz pojedynek z nieprzewidywalną pandemią, zacznij tworzyć plany alternatywne, bazując na wiedzy i doświadczeniach, które macie obecnie. To nie jest nic złego, by mieć przygotowane kilka scenariuszy działania, zwłaszcza w czasie koronawirusa. Na świecie żyją ludzie, którzy zajmują się tym zawodowo i są specjalistami od planowania strategicznego lub optymalizacji procesów.

Zgoda, harcerstwo uczy planowania, ale ta umiejętność nie wyłącza kształtowania umiejętności elastycznego podejścia. Te dwa pojęcia - różne, w procesie planowania są jednak nierozłączne.

Korzyści z planowania w czasie epidemii jest wiele, ale należy przy tym patrzeć na planowanie jak na proces, a nie tylko punktowo – planowanie nie jest tylko okresem sporządzania i zatwierdzania planu pracy. Planowanie wymaga nieustannych modyfikacji, patrzenia na działanie drużyny/gromady na przestrzeni czasu, zauważania problemów, tendencji, a na ich podstawie – prognozowania. Świetna czynność, która uczy odpowiedzialności za podejmowane decyzje, weryfikuje konsekwencję w działaniu, umiejętności organizacyjne, dzielenie obowiązków, zarządzanie czasem, umiejętność przewidywania, wyciągania wniosków. Pandemia paradoksalnie wzmacnia w nas niezwykle cenne kompetencje jakimi są zarządzanie strategiczne i wspomniana już elastyczność.

Planowanie + elastyczne podejście = Kąpiel metodyczna

RPM Ręka metody stanął swego czasu przed tym samym dylematem co każdy z Was – spotykać się czy nie, jak działać, czy robić kursy, a jeśli nie – co zaproponować w zamian? Po tygodniach wznawianych z dużą częstotliwością dyskusji, po pół roku pandemii mamy za sobą: cykl webinarów – Śniadania u harcmistrzów, w których wzięło udział kilkaset osób, opublikowaliśmy kilka ciekawych artykułów na blogu, wydajemy videobloga z recenzjami harcerskich lektur – Dyskusyjny klub książki, wreszcie – zaproponowaliśmy cykliczne, filozoficzne przemyślenia Między ciszą a nadzieją. W tej chwili stoimy u progu Kąpieli metodycznej – planowanej bardzo elastycznie, z uwzględnieniem najróżniejszych wariantów tak, by każdy z organizatorów i uczestników czuł się tam bezpiecznie i mógł zrealizować wszystkie cele z jakimi się na nią udaje. Tym samym udowadniamy, że można i warto planować z głową, plastycznie, uważnie. Jednym z naszych założeń jest właśnie to, by podczas Kąpieli w praktyce pokazać Wam czym jest planowanie pracy drużyny czy gromady nawet w dobie koronawirusa, dać Wam wiele praktycznych wskazówek z naszych pandemicznych doświadczeń.

Nie do końca wiemy jaki efekt finalny osiągniemy – trochę dlatego, że dużo zależy od tego ile i co wniosą ze swej strony uczestnicy, a trochę dlatego, że działamy w zmienionych warunkach epidemiologiczno-sanitarnych. Wchodzimy w ten proces w pełni zaangażowani, ale i odpowiedzialnie, z otwartą głową, jesteśmy czujni. Mamy nadzieję, że i Wy przyjedziecie nad jezioro Białe z podobnym nastawieniem.

hm. Katarzyna Rytko

RPM Ręka metody, hm. Katarzyna Rytko

Źródło: Blog RPM Ręka Metody: https://www.rekametody.pl/post/planowanie-podczas-pandemii